■姚晓玉 陆春

　　

　　因为着装不当或不懂礼仪而让企业受损，不会运用电脑等新办公设备而效率低下——你眼中的办公室主任，还停留在老套的发文件、敲公章的印象中吗？大错特错。随着政府企业走出国门、专业化分工越来越细、电脑网络逐渐普及、危机事件频频发生，这些都对办公室主任提出了新的高要求。一旦知识结构和能力素质有所欠缺，就会发生本文开头的情况。

　　近日，杭州市干部培训中心举办办公室主任培训班，记者昨日采访了有关专家得知，如何在新形势下做一名称职的办公室主任，提高办公室主任的素质和修养非常关键。

　　

　　新办公室主任肖像图：国内综合管理实战专家、中国社会科学院项目管理研究所首席培训师张怀认为，办公室主任应加强会务筹划与会议文档信息管理，做好信息工作；协调人际关系，加强沟通能力，包括与上级、同级主管、下属的沟通；理解上司意图，做领导的得力助手，为领导做参谋。此外，时间管理也非常重要，要把时间用于最紧迫、最重要的工作上。

　　除了以上要求，张怀和企业危机预防管理体系创始人李颖，专门针对当前普遍存在的新情况，对新办公室主任提出了几点必须具备的素质：

　　一口痰让企业损失惨重

　　新素质一：精通国际礼仪与文化

　　去年上半年，浙江某民企与法国一家大型企业协商合作事宜。最终，双方达成一致协议，决定签合同。但是，在签订合同前双方的一次会面上，该民企的办公室主任，因缺乏国际礼仪，随地吐了一口痰，使法国商人大失所望，立即撤资，且不与该企业签合同。就是这么小小的一口痰，使该民企损失惨重。

　　走出国门，无论对于政府部门，还是众多发展迅速的浙江企业来说，都是当务之急。尤其是浙商，或引进外资，或到国外投资，与外商的交流合作增多。承担“窗口”功能的办公室主任，必然与各方发生关系，这就要求办公室主任精通国际礼仪与文化，包括“重新学说话”，即至少掌握一门外语；了解各国的风俗习惯，尽量使自己成为一名“外交家”等。否则，不仅有损政府、企业的形象，而且还将带来巨大的经济损失。

　　到什么山头唱什么歌

　　新素质二：掌握专业知识

　　浙江某外资企业准备建厂，需要进口设备。国家对外资企业有一定优惠措施，对某些项目的进口设备可免关税。但要求企业在办理营业执照之前，列明设备清单，得到外经贸委确认，到海关备案。但该外资企业的办公室主任，不了解外贸知识，对国家给予外资企业的优惠措施更是一窍不通，并未做以上准备工作。进口设备到岸时，因为来不及办理所有的手续，结果该企业只能支付高额的关税。

　　办公室工作极具综合性，决定了办公室主任要涉猎各方面的知识，不断更新和拓宽自己的知识面，充当复合型人才，努力使自己成为一名多面手。此外，新时期的办公室工作有相当的专业性，必须了解专业领域知识。而中国加入世贸组织后，对于众多走出去的企业，更应了解国际贸易的游戏规则。

　　此外，新时期的办公室主任，还应把政府企业的管理与法律法规相结合，要知法懂法，严格执行制度，按规章行事。

　　电脑不能只是个摆设

　　新素质三：先进技术的能手

　　很多办公室主任的办公室里都摆放着电脑，但是，令大家不可思议的是，一些老办公室主任写文件，仍然使用传统的纸笔，而将电脑丢在一边，电脑上积满了灰尘。

　　像这类把电脑当摆设的老办公室主任不少，如果不努力，很容易被淘汰。作为信息化时代的办公室主任，必须是办公自动化设备的熟练操作能手。当然，电脑是重中之重，新时代的办公室主任，应学会电脑排版、数字处理系统，运用网络查询信息，搜索资料，扩大视野，利用E-mail发送信息，加快信息传递，制作PPT主持会议，提高工作效率等。

　　泰山崩于前而色不变

　　新素质四：妥善处理危机事件

　　苏丹红、食用油等食品安全危机，三株口服液人命案事件等危机，非典、禽流感等社会危机，几年来危机事件层出不穷，令企业防不胜防，更令企业经营者们忧心难安，不知何时危机会降临到自己的企业！企业究竟应该如何有效预防危机发生？如何真正做到未雨绸缪而不是亡羊补牢？这个责任主要落到了办公室主任的身上。

　　其实，在众多危机事件面前，办公室主任扮演了危机管理者的角色。为此，首先他必须具有较强的危机事件心理承受能力；其次，办公室主任应练就较强的灵活应变能力和拾遗补缺的能力，在危机事件面前，力求做到头脑清醒，反应迅速，审时度势，临变不乱，在被动中求主动，努力达到预想目的。